Quản lý tồn kho và công nợ: tránh lệch số mà không cần kế toán giỏi

Sổ ghi còn 50 thùng, ra kho đếm chỉ còn 42. Khách nói đã trả rồi, sổ lại ghi còn nợ. Tồn kho và công nợ lệch không phải vì bạn kém tính toán, mà vì hàng và tiền đi qua nhiều tay mà không để lại dấu vết.

Vì sao tồn kho hay lệch

• Xuất hàng cho khách nhưng quên ghi.
• Hàng đổi trả, hàng hỏng không được trừ.
• Nhập hàng nhưng ghi theo hóa đơn, không theo số thực nhận.

Nguyên tắc chung: hàng ra vào kho đều phải có phiếu. Phiếu có thể đơn giản, nhưng phải có ngày, mặt hàng, số lượng và người làm.

4 bước giữ tồn kho đúng

1. Nhập hàng: đếm thực nhận rồi mới ghi phiếu nhập.
2. Xuất hàng: mọi đơn bán, hàng tặng, hàng hỏng đều có phiếu xuất.
3. Kiểm kho định kỳ: mỗi tuần kiểm vài nhóm hàng, không đợi cuối năm.
4. Ghi lý do khi điều chỉnh: lệch bao nhiêu, vì sao, ai xác nhận.

Công nợ: phải thu và phải trả

Công nợ có hai chiều. Phải thu là tiền khách còn nợ bạn; phải trả là tiền bạn còn nợ nhà cung cấp. Cả hai cần được ghi theo từng đơn, có hạn thanh toán rõ ràng.

	Phải thu (khách nợ)	Phải trả (nợ nhà cung cấp)
Ghi khi nào	Bán hàng chưa thu đủ tiền	Nhập hàng chưa trả đủ tiền
Rủi ro	Quên đòi, khách trả chậm	Trả trễ, mất uy tín, mất chiết khấu
Việc hằng tuần	Nhắc khách sắp đến hạn	Lên lịch trả theo hạn

Đối chiếu cuối tháng

Cuối tháng gửi cho khách lớn và nhà cung cấp một bảng đối chiếu: các đơn, số đã trả, số còn lại. Hai bên cùng xác nhận thì tháng sau không còn tranh cãi.

Navaro hỗ trợ việc này thế nào

Trên Navaro, đơn bán và đơn mua tự tạo phiếu xuất, nhập kho và ghi công nợ theo từng đơn; thu tiền thì công nợ giảm theo. Bạn xem tồn kho, khách còn nợ và khoản sắp phải trả ở cùng một nơi. Danh sách khách hàng, sản phẩm và công nợ đầu kỳ có thể nhập từ Excel.